L’infobésité actuelle n’y change rien : l’archivage est connoté négativement et considéré comme une tâche sans intérêt par une grande partie des dirigeants. C’est pourtant loin d’être le cas.

Évolution de la perception des archives dans le temps

Contrairement aux idées reçues, le fait d’archiver n’est pas un phénomène récent. Le terme « archives » remonte au grec ancien « arkhéïa » signifiant littéralement les actes du pouvoir. Les enjeux de l’archivage ont également été compris par le roi Philippe IV Le Bel au XIVe siècle. Il créa une fonction de garde des archives du royaume consistant à « conserver sûrement et trouver rapidement » les documents.

La vision actuelle de l’archivage est quelque peu différente. Une des définitions retenues pour qualifier les archives en tant que documents est celle du Conseil international des archives (CIA) :

« Les archives sont l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation éventuelle. »

Il existe quasiment autant de définition de l’archivage que de pays francophones. La Belgique, le Sénégal, la Tunisie et le Québec proposent une variante intéressante de la définition du CIA. On retiendra en particulier celle de la France en 1979 :

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.

La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

Différents sens pour un même terme

Le terme archives est bien souvent employé dans un sens différent de la définition proposée par le CIA. Elles peuvent également désigner les bâtiments ou locaux destinés à la conservation et au traitement des documents : on parle des bâtiments d’archives. Les administrations, institutions ou services gérant les documents peuvent également être désignés comme les « archives nationales de … » ou « archives de la société … ». Ces utilisations du mot archives restent toutefois correctes.

Ce n’est pas le cas du sens péjoratif du mot désignant des papiers anciens inutiles ou des documents précieux consultés par des érudits. Cette perception erronée de l’archivage est à mettre au crédit des médias qui n’hésitent pas employer le mot « poussiéreuses » après le terme archives et à les comparer à des manuscrits ou vieux documents sans importance.

Le terme archives s’émancipe

L’utilisation du terme archive évolue tout en respectant son sens correct. Dans le domaine informatique, archiver équivaut à stocker les données importantes à court et long terme. Dans l’univers littéraire, archives est davantage synonyme de « mémoires ».

Pour aller plus loin : 4 grandes étapes d’archivage de documents